Factura electrónica: qué es y para qué sirve
Aprende sobre los beneficios de la facturación electrónica para las empresas y la importancia de su adopción generalizada.
Ana Rodríguez
Customer Support Specialist
Saber qué es una factura electrónica y cómo funciona es imprescindible para todos los empresarios y autónomos de hoy en día, pues con el auge de la transformación digital en los negocios, la facturación electrónica es una realidad que ha venido para quedarse y pronto será obligatoria.
En MTR somos expertos en facturación y en esta entrada del blog encontrarás toda la información que necesitas sobre la factura electrónica y como emitir e importar una facturas electrónicas en MTRGest.
¿Qué es la factura electrónica?
Una factura electrónica es un documento digital que acredita una operación comercial de compra o venta de bienes o servicios, y que tiene el mismo valor legal que una factura en papel. La diferencia es que una factura electrónica se emite y se envía en formato digital, lo que facilita su gestión y almacenamiento.
- Para emitir una factura electrónica, se necesita contar con un certificado digital que garantice la autenticidad e integridad de los datos, así como el uso de un formato estándar que facilite su intercambio y almacenamiento.
- Para recibir una factura electrónica, debes contar con un sistema informático que te permita visualizarla y almacenarla. Además, debes conservar las facturas electrónicas durante el plazo legal establecido (cuatro años), garantizando su legibilidad, autenticidad e integridad.
¿Quién y cuándo estará obligado a utilizar la factura electrónica?
Actualmente, la factura electrónica es solo obligatoria en caso de emitir facturas a las Administraciones públicas. Según lo previsto en la Ley Crea y Crece, la factura electrónica pasará a ser obligatoria para todas empresas y autónomos que facturen con otros profesionales. Los plazos previstos a partir de su aprobación son:
- 12 meses para las empresas cuya facturación anual supere los 8 millones de euros.
- 24 meses para el resto de empresas.
- 36 meses para la notificación de estados correspondientes de empresas cuya facturación anual sea inferior a los 8 millones de euros.
Durante los primeros 12 meses desde la entrada en vigor del Real Decreto, las empresas que estén obligadas a emitir facturas electrónicas en sus transacciones, deberán acompañarlas de una copia en formato PDF que asegure su legibilidad para las empresas y profesionales para los que aún no haya entrado en vigor la obligación de recibir facturas electrónicas, salvo cuando el destinatario de las facturas electrónicas acepte voluntaria y expresamente recibirlas en su formato original.
Pasado este periodo, todas las facturas entre B2B se deberán emitir y recibir únicamente como factura electrónica.
Principales beneficios de la factura electrónica
El uso de la factura electrónica en las empresas tiene muchos beneficios, entre ellos:
- Ahorro de tiempo, esfuerzo y errores humanos, al emitir y recibir facturas de manera automática.
- Reducción de los tiempos de envío y cobro.
- Ventajas fiscales, como la reducción del plazo de pago del IVA, la eliminación del riesgo de duplicidad o falsificación, y la facilidad para cumplir con las obligaciones tributarias.
- Ahorro de costes de impresión, envío y almacenamiento.
- Adaptarse cuanto antes a la futura normativa. No hay que olvidar que emitir facturas electrónicas dejará de ser opcional en poco tiempo.
MTRGest, esta preparado para la facturación electrónica
Cumpliremos con todos los requisitos de la ley Antifraude y la ley Crea y Crece.
¿Cómo emitir y recibir una factura electrónica en MTRGest?
Emitir una factura electrónica desde MTRGest:
- Accede a tu cuenta de MTRGest o regístrate si aún no la tienes.
- Registra una nueva factura de venta y rellena los datos del cliente y de los productos o servicios que facturas.
- Una vez registrada, pulsa el botón «Factura electrónica».
- Descarga el archivo XML que se genera automáticamente.
- Firma la factura electrónicamente (puedes utilizar el programa Autofirma de la Administración).
- Envía la factura electrónica a tu cliente por el medio que prefieras: correo electrónico, WhatsApp, SMS, etc.
Importar una factura electrónica en MTRGest:
- Accede a tu cuenta de MTRGest o regístrate si aún no la tienes.
- Entra en Facturas de compra.
- Pulsa el botón … e Importar factura electrónica.
- Selecciona el archivo XML que te ha enviado tu proveedor.
- Se creará automáticamente una nueva factura con todos los datos de la factura electrónica emitida por tu proveedor.
- Simplemente tienes que verificar los datos y grabar la nueva factura.
Prepara tu negocio para la llegada de la factura electrónica
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