En el ámbito administrativo y comercial, es habitual requerir un documento previo antes de formalizar una transacción. En MTRGest, permitimos la generación de facturas proforma para facilitar vuestros procesos internos. A continuación, detallamos sus características y validez.

1. ¿Qué es una factura proforma?

Una factura proforma es un documento informativo y provisional que adopta la estructura y el aspecto de una factura ordinaria, pero carece de valor legal y fiscal.

Su función principal es recoger las condiciones estimadas de una transacción antes de que esta se formalice. Aunque se asemeja a un presupuesto, la proforma es más detallada y suele reflejar con exactitud el precio y las condiciones definitivas que aparecerán en la factura comercial final.

Consideraciones legales importantes:

• Sin valor contable: No registra un ingreso ni debe incluirse en la contabilidad de la empresa.
• Sin obligación de pago: Por sí misma, no genera una deuda exigible.
• Referencia legal: Según el Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012), la Agencia Tributaria no la considera una factura a efectos legales. Sin embargo, tiene validez como prueba documental de un acuerdo preliminar si el comprador la acepta expresamente.

2. ¿Cuándo es necesaria la factura proforma?

Este documento es fundamental para agilizar gestiones administrativas antes de formalizar la suscripción:

• Aprobaciones en departamentos de compras: Justificar el gasto ante responsables financieros antes de ejecutar el pago.
• Gestión de transferencias: Facilitar los datos bancarios y conceptos exactos para asegurar una conciliación automática y sin errores.
• Trámites bancarios o de crédito: Servir como justificante ante entidades financieras de la intención de compra o contratación de servicios.

3. Diferencias principales

4. Cómo generar una factura proforma en MTRGest

Crea factura proforma de forma fácil y sencilla,

• Accede a Facturación/Pedidos/Pedidos de venta.
• Haz clic en Nuevo Pedido arriba a la derecha.
• Cumplimenta el pedido con la información fiscal, fecha líneas de conceptos, precios, impuestos y los datos de pago.
• Una vez completado todos los campos, puedes imprimir o enviar por email como Factura proforma.
• Pulsa el botón Imprimir o Enviar por email, selecciona Factura proforma y Ejecutar.

5. Preguntas frecuentes

¿Puedo deducir el IVA con una proforma?

No. El IVA solo es deducible mediante la factura ordinaria definitiva que emitimos una vez confirmado el pago.

¿Cómo convierto mi proforma en factura definitiva?

Puedes convertir la factura proforma a una factura definitiva, convirtiendo el pedido en albarán y facturando el albarán.

¿Tienes más dudas sobre la gestión de tus facturas? Contacta con nuestro equipo soporte.